「信匣備份」提供使用者將本系統信匣信件匯出的功能，匯出時，信匣信件將轉成一般郵件軟體使用的格式，並壓縮成一個檔案以利進行下載。
(1) 於左側功能選單的「信件匣」中，點選「信件匣管理」進入信件匣管理的頁面。
(2) 先勾選欲備份的信件匣，然後點功能列上的「信匣備份」。
注意：勾選父信匣時，子信匣也會同時被勾選。
(3) 在信匣備份的頁面中，確認將備份的信件資訊，並選取欲下載的檔案格式與備份方式。
注意：當備份信件匣的路徑長度超過 255 Bytes時，信件匣將會被更名，例如「mbox_1」、「wm7_2」等，但仍不影響信件備份操作。
l 檔案格式
n Microsoft Outlook Express 4 (*.idx, *.mbx)
n Windows Live Mail / Windows Mail 7 (*.eml)
n UNIX MBOX (Berkeley UNIX Mailbox)
若需再次匯入Mail2000 系統，請選擇此格式匯出。
l 備份方式
n 全部信件
n 未備份信件
n 指定特定日期前收到的信件
(4) 點選〔確定〕進行下載（若勾選離線備份，系統可在背景進行完備份動作後，再發信通知使用者前來領取）；於下載完成後，使用Winzip 等解壓縮軟體將檔案解壓縮至一暫存目錄（例：C:/TEST），並在該目錄中建立子目錄 Mail （例：C:/TEST/Mail）。
(5) 使用 MS Outlook Express 5 匯入功能，在選擇郵件位置時，請選擇解壓縮之目錄，而非資料檔所在之目錄。
例：C:/TEST - 正確
C:/TEST/Mail - 錯誤
(6) 成功匯入信件匣後，即能在信件匣列表，看到該信匣。
l 備註
從本系統匯出信件，對目的郵件軟體而言，稱為匯入。
如：欲將本系統的信件於備份之後匯到 Outlook Express，首先應進行本系統信匣備份，再於 Outlook Express 匯入備份好的信匣信件。
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